最近では、パソコンメールをプライベートでの連絡手段として使う機会は減っているという方も多いでしょう。けれども、ビジネスにおいては現在も主要な連絡手段であり、当事務所でも、お問い合わせへのお返事やご依頼者とのご連絡など、パソコンメールを日常的に使用しています。

メールの送受信および管理に使うソフトウェア(メーラー)としては、最初からパソコンにインストールされているウィンドウズ標準のもの(Windows Live Mail、Outlook Expressなど)の他、Thunderbirdなど無償で配布されているものを使うのが通常です。

しかし、保管メールが多くなると、動作が重くなってきたり、必要なメールを探すのが難しくなったりと様々な問題が生じてきます。

私も長年にわたりメールの管理には苦労してきました。業務で送受信したメールは可能であればすべてを保管しておきたいのですが、1年,2年とメールが蓄積してくると、メールソフトの動作が非常に遅くなってきます。また、過去のメールを探そうとするときにも、なかなか必要なメールが発見できなかったりもします。

最も優れたメールソフトは

プライベートな用途においてこの数年間はすべてGmailを使ってきました。Gmailはパソコンにインストールしたメールソフトでは無く、Google ChromeやInternet Explorerなどのブラウザ上で利用します。そのため、事務所、自宅など複数のパソコンやスマホからも同じメールアドレスが利用でき、さらに動作が非常に軽快で、検索機能も優れています。

それならば、仕事でもGmailを利用できれば一番良いのですが、「Gmail.com」ドメインのメールアドレスをビジネス用途にするのはやはり抵抗があります。当事務所でいえば、info@office-takashima.com のように独自ドメインのメールアドレスを使うのが通常でしょう。

独自ドメインのメールを使うには、新たにドメインを取得してから、レンタルサーバーを借りるのが一般的です。そして、レンタルサーバー業者が管理運営するメールサーバーを経由してメールを送受信するのです。この場合、上記のようにWindows Live MailやThunderbirdを使うのが通常なので、メールの管理で苦労するわけです。

Gmailで独自ドメインのメールアドレスを使う

前置きが非常に長くなりましたが、Gmailで独自ドメインのメールアドレスを使えるようになれば問題は一気に解決します。

そこで、Google Appsを導入することにより、Gmailで独自ドメインのメールアドレスが使えるようになりました。現在申込が出来るのは有料のGoogle Apps for Businessのみですが、利用料金は1ユーザーあたり月額600円に過ぎません。これで、独自ドメインのメールがGmailで使えるならば安いものです。

ただ、DNS(ドメイン ネーム システム)サーバーなどについての知識が無い方には、設定が少し難しいかもしれません。Gmailで独自ドメインを使うためには、Googleのメールサーバーを利用する必要があり、もともと使っている独自ドメインをGmailで使えるようにするには、サーバーのDNS設定を変更することになるからです。

私もほとんど分かっていないので、最初は少し心配でしたが、実際にやってみるととくに難しいことはありませんでした。具体的には、自分で使っているサーバーのDNS設定画面で、Google Apps用のMXレコードを設定するだけです(MX レコードの値は、Google Apps管理者用ヘルプにあります)。

それでも、失敗して業務用のメールが届かなくなってしまったら大変ですから、事前によく調べてから行うことをお勧めします。

独自ドメインのメールをGmailに移行してから1週間弱が経ちますがとにかく快適です。何でもっと早く乗り換えなかったのだろうと後悔してしまうくらいに。Gmalの操作性はWindows Live Mailなどのメールソフトと比べると少し特殊なので、使い方を学ぶ必要がありますが、いったん慣れると元には戻れません。

なお、Gmailをビジネス用途に使うというとセキュリティを心配される方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、有償のGoogle Apps for Businessでは、セキュリティ対策機能もしっかりしていますから安心です。少なくとも、パスワード設定など最低限のセキュリティ対策もしていないようなパソコンにメールを保管しておくよりも、よっぽど安心だといってよいでしょう。