個人情報データの管理について

はじめにお断りしておきますが、当事務所では司法書士業務上使用する、依頼者・関係者等の個人情報が入ったデータを、無料オンラインストレージで保管することはありません。

個人情報が入った業務上のデータについては、事務所内LANのファイルサーバーに保管し、さらに定期的なバックアップを取ることで万全の管理体制をとっておりますのでご安心ください。

データ共有についての悩み

さて、私の机の上には、デスクトップパソコンとノートパソコン(Let’s Note)の2台がおいてあります。主に業務に使っているのはデスクトップパソコンで、ノートパソコンはメールの送受信やスケジュール管理が主です。

用途を分けているとはいえ、複数のパソコン間でデータを共有したいシーンはやはりあります。事務所にいるときはLANの共有フォルダを経由すればオーケーですが、簡単なテキストだけならばノートからデスクトップにメールで送った方が早い場合も。

しかし、外出時や自宅で作業をする際に、デスクトップパソコン(または事務所内LANのファイルサーバー)に置いてあるファイルが必要な場合になることもあります。とくにホームページの更新作業は自宅で行うことも多いので、そのデータをどうやって持ち帰るのが良いのか・・・。

なかなかベストな答えが見つからず煩わしさを感じていたのが、無料オンラインストレージである、Dropboxにより一気に解消されました。

Dropboxで何が便利になるのか

このDropboxでは、自分のパソコンの「Dropboxフォルダ」に置いてあるファイルが、Web上の「Dropbox Webサイト」に自動的に保存されます。そして、ファイルを更新する度、自動的に変更部分が転送されるので、いつでも最新の状態が保たれます。

加えて、複数のパソコンや携帯端末の間でもデータを共有できます。これにより、デスクトップパソコンの「Dropboxフォルダ」と、ノートパソコンの「Dropboxフォルダ」がいつも同じ状態に保たれるわけです。

つまり、Web上の「Dropbox Webサイト」、デスクトップ、ノートそれぞれの「Dropboxフォルダ」に全く同じデータが保存されているということですから、バックアップという意味でもとても安心です。

他のオンラインストレージでも、ウェブ上のサイトを経由することなどでデータを共有することはできましたが、Dropboxでは一切の手間を必要としません。

また、ローカルフォルダにデータが保存されているので、インターネットにつながっていないときでもファイルを使用できるのも優れた点です。

ただし、注意しておきたいのは、変更したファイルが最新のものに更新されるまでにタイムラグがあったり、同時にファイルを変更すると不具合が生じる場合があること。したがって、複数の人でデータを共有するには向かないと思われます。

しかし、私のように一人で複数のパソコンを使用している場合には、Dropboxが最強だと感じています。何の操作をすることも無しに、データの共有およびバックアップが可能なわけですから。

事務所外で参照する必要があるデータはDropboxへ、そして、司法書士業務上の守秘義務のあるデータは事務所内LANへ。これで、データ管理は万全です。

iPhone、スマートフォンからも

最後にもう一つ素晴らしい点を。Dropboxによれば、「Dropbox Webサイト」に置いてあるデータを、iPhone、スマートフォンから見ることもできます(私が使っているのはiPod touchですが)。

つまり、パソコンに置いてあるメモや文章などを、外出時でもスマホから見ることができるのです。うまく使いこなせば、無限の可能性があるかもしれません。